Когда муж двадцать минут уверял своего бухгалтера, что никакой справки о рождении ребенка, необходимой для оформления единовременного пособия, нам в ЗАГСе не давали, а спустя две недели мы случайно обнаружили эту справку, а заодно и свидетельство о браке в документах на ипотеку, я подумала, что расхламления требует не только гардеробная.

Для хранения всех документов я отвела два не очень больших ящика в комоде. Прежде всего, провела ревизию всех документов: разложила стопочками «по темам» и по пути выкинула всё ненужное (например, счета за квартиру за 2009 год :) ).

Затем в книжном магазине я купила обычные папки-скоросшиватели разного цвета и к ним набор файлов. Каждую папку я подписала: «Семья» (паспорта внутренние и заграничные, трудовые книжки, свидетельства о браке, рождении детей, справки из ЗАГСа и т.п.), «ЖКХ» (счета за квартиру, договора с соответствующими организациями), «Ипотека» (квитанции, договора), «Медицина» (медицинские полисы, договора с медицинскими организациями и их лицензии, чеки, справки), «Детский сад» (договора, оплаченные счета и прочее). Набор и количество папок каждой семье будут, конечно, варьироваться. Главное, не стоит увлекаться чрезмерной детализацией. Складывать все документы в одну большую толстую папку мне показалось также не очень рациональным. Тонкие папки с документами удобно брать с собой при необходимости обращения в ту или иную организацию, и все документы под рукой.

Внутри каждой папки рассортируйте документы по своему усмотрению. Например, папка «ЖКХ»: в один файл я сложила договора с организациями, в другой – чистые квиточки на оплату коммунальных услуг, следующие несколько файлов отвела для хранения оплаченных счетов (за последние три года, как и полагается, а не всех подряд на всякий случай).

Подробнее об организации оплаты счетов>>>

Папка «Медицина»: файл с договорами и лицензией одной медицинской организации, следом файл с чеками на оплату медицинских услуг в этой организации, так для каждого медицинского учреждения. Очень удобно, если вы регулярно подаете документы на возмещение подоходного налога.

Очень удобно сразу же сделать ксерокопии с основных документов и хранить их в файлах вместе с оригиналами.

Инструкции я разложила в две коробки, т.к. для разных по формату и толщине книжечек файлы использовать совершенно неудобно: коробка с инструкциями к бытовой и прочей технике и коробка с инструкциями на детские товары (игрушки, коляски, манежи и т.п.). Гарантийные талоны на бытовую технику и прочие товары вместе с чеками я прикрепила степлером прямо в книжки-инструкции.

Периодически необходимо устраивать ревизию документов: выбрасывать инструкции к давно несуществующей технике и ненужные справки, продлевать документы с истекшим сроком действия, вносить изменения в соответствующие документы и т.д. И тогда все необходимые документы будут у вас в полном порядке и всегда под рукой.


Другие статьи в этой рубрике:

Время платить по счетам: организовать и упростить

В потоке событий иногда не находится времени даже для своевременной оплаты счетов. И часто причина кроется только в том, что вам не удалось выработать удобную схему этого процесса.
читать далее »

Приручаем хаос, или рационализация пространства

Если хаос поглотил всю вашу квартиру, значит, пора наводить порядок.
читать далее »

7 мелочей, которые помогут организовать дом

Порядок в доме легче поддерживать при помощи удобных приспособлений, облегчающих нам работу. Мы хотим познакомить вас с 7 вещами, которые имеют небольшой размер, но огромный вес в процессе оптимизации места и времени!
читать далее »